Mục lục
Một trong những nhu cầu thiết yếu nhất của mọi phòng khám ngày nay là giải pháp phần mềm quản lý tuân thủ bảo mật dữ liệu bệnh nhân, giúp cải thiện năng lực quản lý của phòng khám nâng cao chất lượng dịch vụ, đồng thời giảm bớt khối lượng công việc hành chính. Nhìn chung, các giải pháp quản lý phòng khám có thể được chia thành hai loại:
- Giải pháp quản lý phòng khám tùy chỉnh: Phần mềm tùy chỉnh là một nền tảng được phát triển theo yêu cầu riêng và đáp ứng các nhu cầu cụ thể của phòng khám.
- Giải pháp thương mại bán sẵn/ cho thuê: Phần mềm được sản xuất sẵn, được xây dựng cho các nhu cầu chung và cho thuê dưới dạng dịch vụ (Software as a service – SaaS).
Những lợi ích và hạn chế của mỗi giải pháp là gì? Và tại sao phòng khám của bạn lại muốn chọn cái này hơn cái kia? Dưới đây, Giaiphapclinic sẽ trình bày những lợi ích và hạn chế của từng loại.
1 – Bộ tính năng
Chức năng phong phú và hữu dụng là yếu tố then chốt cho sự thành công của bất kỳ giải pháp phần mềm nào. Sự khác biệt giữa các tính năng được phát triển trong một phần mềm quản lý phòng khám tùy chỉnh so với một sản phẩm được tạo sẵn là khá dễ dàng để nhận ra.
Phần mềm được xây dựng theo yêu cầu có thể được trang bị các tính năng cụ thể mà phòng khám của bạn cần và mong muốn. Đặc biệt, các phần mềm tùy chỉnh sẽ mang lại lợi thế cho phòng khám trước bệnh nhân. Chúng cho phép bạn cung cấp các tính năng độc đáo, giúp bệnh nhân quản lý sức khỏe một cách tự chủ hơn và từ đó giành được sự trung thành họ.
Ví dụ: Một phòng khám đa khoa có thể cần một giải pháp quản lý phòng khám cho phép bệnh nhân lên lịch hẹn, nộp tiền cho các xét nghiệm và xem kết quả online. Loại quy trình làm việc này có thể được xây dựng trên phần mềm tùy chỉnh. Phòng khám muốn gửi thông báo khám chữa bệnh tùy chỉnh cho bệnh nhân hoặc tích hợp tính năng quét và tạo mã QR cũng sẽ muốn chọn giải pháp tùy chỉnh.
Các sản phẩm phần mềm bán sẵn được tạo ra dựa trên nhu cầu thị trường đại chúng, có thể mang lại lợi ích cho các phòng khám nhỏ, chỉ cần phần mềm thực hiện một hoặc hai tính năng chính như lưu trữ thông tin bệnh nhân, quản lý thuốc. Người sử dụng phần mềm không thực sự có quá nhiều cơ hội để tương tác hoặc đặt câu hỏi cho các nhà phát triển phần mềm hoặc yêu cầu họ thêm một số mô-đun bổ sung. Không những vậy, các sản phẩm phần mềm được xây dựng sẵn có thể đi kèm với một bộ tính năng cồng kềnh – các tính năng mà bạn sẽ trả tiền để mua nhưng không bao giờ sử dụng.
2 – Tích hợp tùy chỉnh với công cụ của bên thứ ba
Công cụ của bên thứ 3 về cơ bản là một giải pháp ứng dụng được phát triển bởi một công ty hoặc nhà phát triển khác. Khi đang phát triển giải pháp quản lý phòng khám tùy chỉnh, sẽ có những tính năng chúng ta không nhất định phải phát minh lại. Nếu một ứng dụng của bên thứ 3 tồn tại đáp ứng nhu cầu chức năng đó, có thể bạn không cần phải xây dựng nó từ đầu, thì điều đó rất đáng để đánh giá.
Vì vậy, một điều quan trọng bạn cần cân nhắc là khả năng tích hợp bất kỳ giải pháp ứng dụng mới nào với phần mềm hiện tại. Các phần mềm tùy chỉnh có tính linh hoạt hơn so với các sản phẩm bán sẵn khi kết nối với công cụ của bên thứ 3 thông qua các cổng API giao tiếp riêng biệt. Ví dụ: Để sử dụng công cụ CRM của Hubspot, phần mềm phòng khám có thể tích hợp công cụ này và đồng bộ thông tin khách hàng thông qua API của Hubspot.
3 – Chi phí thực hiện
Chi phí nói chung là thứ mà các phòng khám cân nhắc rất nhiều khi chọn giải pháp quản lý phòng khám. Tuy nhiên, chi phí ban đầu không phải là yếu tố quyết định. Toàn bộ chi phí sở hữu (chi phí để mua phần mềm cộng với chi phí để vận hành nó trong suốt thời gian hữu dụng của nó) phải được xem xét đến.
Chi phí ban đầu của việc phát triển phần mềm tùy chỉnh có thể lớn hơn, nhưng chi phí vận hành sẽ rẻ hơn. Ngược lại, phần mềm bán sẵn sẽ có giá ban đầu thấp, nhưng chi phí dịch vụ lớn và bạn sẽ phải trả tiền hàng tháng. Nếu bạn muốn nâng cấp, tùy chỉnh thêm hoặc hỗ trợ, bạn sẽ phải trả thêm tiền.
Vậy nên, dù một sản phẩm phần mềm được xây dựng sẵn ban đầu có vẻ là một giải pháp hợp lý, nó có thể khiến bạn tốn kém hơn theo thời gian khi xét tới nhu cầu mở rộng tính năng, tăng mức sử dụng và phí đăng ký liên quan đến nền tảng SaaS.
Đối với các phòng khám lựa chọn giải pháp phần mềm được xây dựng tùy chỉnh, giai đoạn khám phá hoặc giai đoạn hình thành có thể có lợi rất nhiều cho quá trình phát triển phần mềm. Trong giai đoạn khám phá, các nhà phát triển phần mềm làm việc chặt chẽ với những người ra quyết định trong tổ chức của bạn để hiểu nhu cầu chính xác của bạn, cũng như cách tốt nhất để tích hợp phần mềm mới với quy trình làm việc hiện có.
4 – Khả năng mở rộng
Khi lựa chọn giữa một giải pháp quản lý phòng khám tùy chỉnh hoặc một phần mềm bán sẵn, điều quan trọng là phải lưu ý đến các mục tiêu phát triển chiến lược của tổ chức bạn. Liệu phần mềm của bạn có cần hỗ trợ tăng mức sử dụng lên (về số lượng người dùng hoặc lượt truy cập và lượng dữ liệu được cung cấp) trong vài năm tới không? Lượng bệnh nhân năm sau sẽ gia tăng như thế nào? Lập kế hoạch cho khả năng mở rộng của phần mềm quản lý để xác định tuổi thọ của nó, cũng như giúp bạn tiết kiệm tiền bạc và thời gian.
Việc phát triển tùy chỉnh có thể đặt nền tảng mở rộng cho phần mềm, cho phép nó dễ dàng đáp ứng sự phát triển trong cơ sở người dùng và lượng dữ liệu được tạo. Các phần mềm bán sẵn, trái lại, thường không có khả năng thích ứng hoặc khả năng mở rộng về sau. Một số sản phẩm không hỗ trợ việc sử dụng vượt quá một ngưỡng nhất định và các phòng khám có thể gặp khó khăn khi vượt quá giới hạn này. Nếu một phần mềm hỗ trợ tăng mức sử dụng, điều quan trọng là phải hiểu rõ về sự chênh lệch giá giữa các gói hàng tháng và các khoản phụ cấp sử dụng khác nhau. Hãy cẩn thận với mức chi phí cắt cổ giữa các gói hàng tháng.
5 – Thời gian triển khai
Hầu hết các phòng khám đều nóng lòng muốn triển khai giải pháp quản lý phòng khám càng nhanh càng tốt, nhưng thời gian triển khai cần được đánh giá với các cân nhắc khác để tránh những cạm bẫy và chi phí bổ sung có thể xảy ra trong tương lai.
Vì phần mềm phòng khám tùy chỉnh, về cơ bản, là giải pháp xây dựng từ đầu, thời gian để triển khai sản phẩm cuối cùng có thể mất vài tháng tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp cần thiết. Trong khi đó, một phần mềm bán sẵn thường có thể được triển khai trong ít nhất một đến hai tuần. Tuy nhiên, lợi nhuận ngắn hạn đôi khi có thể dẫn đến khó khăn lâu dài nếu tầm nhìn dài hạn cho phần mềm yêu cầu quy trình công việc tùy chỉnh không có trong khung sản phẩm.
6 – Xây dựng thương hiệu
Phần mềm tùy chỉnh mang thương hiệu phòng khám cho phép bạn tạo ra trải nghiệm bệnh nhân thống nhất trên trang web, tài liệu quảng cáo và trải nghiệm trực tiếp ở văn phòng, góp phần tạo nên sự tin tưởng của bệnh nhân. Với các sản phẩm được tạo sẵn, khả năng xây dựng thương hiệu cho phần mềm có thể bị hạn chế hoặc thậm chí là không thể. Khi các phòng khám sử dụng các phần mềm được tạo sẵn, bệnh nhân sẽ được hướng đến trải nghiệm của bên thứ ba, không có thương hiệu. Điều này có vẻ rời rạc và ảnh hưởng đến lòng tin của bệnh nhân.
Bạn đã sẵn sàng để thực hiện bước tiếp theo?
Cả giải pháp quản lý phòng khám tùy chỉnh và thương mại bán sẵn đều có thể mang lại lợi ích cho phòng khám, tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể. Chúng tôi khuyên bạn nên đưa ra quyết định với tầm nhìn dài hạn của mình.
Phần mềm thương mại bán sẵn thường là một lựa chọn hấp dẫn cho các chủ phòng khám vì khoản đầu tư ban đầu không tốn kém nhưng các chi phí ẩn có thể tạo ra những bất ngờ khó chịu nếu giải pháp không phù hợp với tổ chức của bạn. Hãy xem xét các nhu cầu của phòng khám từ quan điểm của các quy trình kinh doanh chứ không chỉ đơn giản là hoạt động, để biết rằng: Giải pháp nào sẽ giúp phòng khám mở rộng và quản lý hiệu quả?
Trong khi đó, phần mềm tùy chỉnh có thể là một lựa chọn bền vững với điều kiện bạn chọn được đối tác công nghệ phù hợp, cung cấp cho bạn các giải pháp thích ứng được xây dựng tùy chỉnh, dễ sử dụng và duy trì. Có thể nói, lựa chọn này sẽ bao gồm công việc của bạn, quy mô phòng khám, mục tiêu phát triển trong tương lai và tất nhiên khả năng tài chính là quan trọng nhất.
